DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

¡Bienvenidos a la oficina sin papel!

#sostenibilidad medioambiental #sociedad #empresa

Allá por 1975, en los albores de la digitalización, la oficina del futuro ya se concebía como un entorno sin papeles. Hoy, existen las herramientas para hacerla realidad y sus beneficios son múltiples. Además de favorecer la sostenibilidad, mejora el acceso a los documentos y la productividad de los trabajadores.

En 1975 las oficinas estaban infestadas de papeles, pero un visionario artículo de la revista Businessweek ya se imaginó un entorno libre de carpetas y archivadores situados en estanterías o apilados en mesas. El autor —George E. Pake, jefe de I+D de Xerox por aquel entonces— imaginaba, concretamente, que cada trabajador dispondría de una pantalla y un teclado con los que acceder a sus documentos apretando un botón. En la actualidad, y de la mano de la digitalización, este vaticinio puede hacerse realidad y ayudar a solucionar la sobreexplotación de recursos provocada por el consumo de papel.

EL IMPACTO DEL PAPEL EN EL MEDIO AMBIENTE

El papel no pasa de puntillas por el medio ambiente. Para fabricarlo se necesitan, además de la energía necesaria para llevar a cabo el proceso, litros de agua, productos químicos y, sobre todo, fibra vegetal. Se calcula que el 40% de la madera industrial del mundo se destina a la manufactura de productos de papel, tal y como señala la ONG World Wildlife Fund (WWF). De ese porcentaje, un 26% se utiliza para escribir e imprimir según la red internacional Environmental Paper Network (EPN). El reciclaje de papel, una de las soluciones para limitar su impacto, es una acción cada vez más extendida pero continúa siendo insuficiente.

El papel es responsable indirecto de otros daños ambientales de riesgo sanitario, como los que ocasionan los compuestos orgánicos volátiles de algunas tintas de impresora. El informe The Green Choice publicado por Epson asegura que sustituir la impresión láser por la inyección en tinta podría ahorrar 333.000 toneladas de CO2. Actualmente, las impresoras ofrecen numerosas opciones y basta con hacerse algunas preguntas antes: ¿Imprimo a color o en blanco y negro? ¿A calidad normal o borrador? ¿A una o dos caras? Pero la cuestión clave es, ¿es realmente necesario imprimir? Cada vez mas compañías optan por la optimización económica a través de fórmulas de coste por copia, lo que también ayuda a concienciar sobre el consumo de papel.

CÓMO CREAR UNA OFICINA SIN PAPEL

La oficina sin papel recurre a la digitalización de documentos y a sistemas de planificación de recursos empresariales para reducir la cantidad de papel en el ámbito laboral. Implementar estos procesos en el seno de una compañía requiere de una metodología. A continuación, enumeramos algunos de los pasos a seguir para alcanzar el objetivo:

  • Realizar un análisis previo de todo lo que se imprime para conocer con exactitud qué cantidad de papel se utiliza y a qué se dedica. Si el volumen es elevado se puede solicitar una auditoría externa de control de impresión.
  • Calcular cuánto dinero se invierte en papel. No hablamos sólo de su compra, sino del resto de gastos relacionados. Por ejemplo, el que tiene que ver con los componentes de las impresoras —el tóner o los cartuchos de tinta— y su mantenimiento —el servicio técnico—.
  • Adquirir los equipos necesarios para la digitalización de documentos. Además de escáneres o impresoras multifunción, se requieren programas informáticos para el almacenamiento y la gestión de documentos digitales como Google Docs, Dropbox, Evernote, Adobe Acrobat, etc.
  • Facilitar la formación de los empleados y revisar los procesos internos de la empresa para adaptarlos al funcionamiento de la oficina sin papel. Es necesario motivar un cambio de mentalidad dentro de la compañía y crear un clima favorable para que la digitalización pueda darse con éxito.
  • Monitorizar la cantidad de papel que se compra para seguir su evolución. Cuando se empieza a trabajar en digital, se debe realizar un seguimiento de su consumo para que, en caso de no disminuir, se revisen las acciones implementadas.
  • Escanear todos los documentos que se reciben e implementar las últimas novedades a nivel tecnológico: la firma digital para formalizar los contratos, la banca online para controlar la contabilidad y la factura electrónica para tramitar los pagos.

Las claves de una oficina sin papel.#RRSSLas claves de una oficina sin papel.

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VENTAJAS DE UNA OFICINA SIN PAPEL

Los principales beneficios de la digitalización de documentos son:

 Cuidado del medio ambiente
Limita el consumo de papel y favorece el ahorro de recursos naturales. También contribuye a reducir los residuos y emisiones de CO2 derivados de su producción y transporte.

 Control de los documentos
Buscar un archivo digital lleva menos tiempo y permite autorizar o restringir el acceso al mismo desde la distancia. También mejora su trazabilidad y se vuelve más fácil seguir su evolución.

 Refuerza la seguridad
El formato digital es mucho más seguro que el papel. Resulta más sencillo y económico hacer copias de seguridad, lo que minimiza los riesgos en caso de accidente.

 Aumenta el espacio
Al digitalizar los documentos, estos se pueden almacenar en un servidor. Los metros libres que nos dejan las estanterías nos vendrán bien para ampliar la oficina con nuevos puestos o salas.

 Reduce los gastos
Se produce un ahorro en la compra de folios, cuadernos, bolígrafos, trituradoras de papel, cartuchos de tinta, fotocopiadoras, impresoras, mantenimiento de equipos, recambios, etc.


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