ESCRITÓRIO SEM PAPEL

Bem-vindos ao escritório sem papel!

Em 1975, no início da digitalização, o escritório do futuro já era imaginado como um ambiente sem papéis. Atualmente, já existem ferramentas para que isso se torne realidade e seus benefícios são diversos. Além de promover a sustentabilidade, elas facilitam o acesso aos documentos e aumentam a produtividade dos empregados.

Em 1975, os escritórios estavam infestados de papéis, mas um artigo visionário da revista Businessweek imaginou um ambiente livre de pastas e arquivadores nas estantes ou empilhados em mesas. O autor — George E. Pake, chefe de P&D da Xerox na época — imaginava que cada trabalhador teria uma tela e um teclado e que, com ele, seria possível acessar seus documentos com um botão. Atualmente, a digitalização permite que essa imaginação possa se tornar realidade e ajuda a solucionar a superexploração dos recursos naturais provocada pelo consumo de papel.

O IMPACTO DO PAPEL NO MEIO AMBIENTE

O papel não passa despercebido no meio ambiente. Para fabricá-lo são necessários, além da energia necessária para a execução do processo, litros de água, produtos químicos e, sobretudo, fibras vegetais. Estima-se que 40% da madeira industrial do mundo é usada para fabricação de produtos de papel, como aponta a ONG World Wildlife Fund (WWF). Dessa porcentagem, 26% são utilizados para escrever e imprimir, de acordo com a rede internacional Environmental Paper Network (EPN). A reciclagem de papel, uma das soluções para a limitação de seu impacto, é uma ação cada vez mais comum, mas continua sendo insuficiente.

O papel é responsável indiretamente por outros danos ambientais de risco sanitário, tais como os ocasionados pelos compostos orgânicos voláteis de algumas tintas de impressora. O relatório The Green Choice, publicado pela Epson, garante que a substituição da impressão a laser pela de injeção de tinta poderia economizar 333.000 toneladas de CO2. Atualmente, as impressoras oferecem inúmeras opções. Por isso, basta fazer algumas perguntas antes: imprimo em cores ou em preto e branco? Com qualidade normal ou rascunho? Só frente ou frente e verso? Mas a questão fundamental é: a impressão é realmente necessária? Cada vez mais empresas optam pela otimização econômica por meio de fórmulas de custo por cópia, o que também ajuda a conscientizar sobre o consumo de papel.

COMO CRIAR UM ESCRITÓRIO SEM PAPEL

O escritório sem papel recorre à digitalização de documentos e a sistemas de planejamento de recursos empresariais para reduzir a quantidade de papel no ambiente de trabalho. A implementação desses processos dentro de uma empresa exige uma metodologia. A seguir, listamos alguns dos passos que devem ser seguidos para alcançar esse objetivo:

  • Fazer uma análise prévia de tudo o que é impresso para avaliar com exatidão a quantidade de papel utilizado e a que se destina. Se o volume for elevado, é possível solicitar uma auditoria externa de controle de impressão.
  • Calcular quanto é investido em papel. Não estamos falando só de compra, também nos referimos às outras despesas relacionadas. Por exemplo, as despesas que tem a ver com os componentes das impressoras — toner ou cartuchos de tinta — e sua manutenção — serviço técnico.
  • Adquirir os equipamentos necessários para a digitalização de documentos. Além de scanners ou impressoras multifuncionais, são necessários programas de informática para o armazenamento e a gestão de documentos digitais como Google Docs, Dropbox, Evernote, Adobe Acrobat etc.
  • Promover treinamento dos empregados e rever os processos internos da empresa para adaptá-los ao funcionamento do escritório sem papel. É necessário motivar a mudança de mentalidade na empresa e criar um clima favorável para que a digitalização seja bem-sucedida.
  • Monitorar a quantidade de papel comprada para fazer um acompanhamento de sua evolução. Ao começar a trabalhar no sistema digital, é necessário fazer um acompanhamento do consumo de papel. Caso não diminua, ações implementadas precisam ser revisadas.
  • Digitalizar todos os documentos recebidos e implantar as últimas novidades tecnológicas: assinatura digital para formalizar os contratos, banco online para controlar a contabilidade e fatura eletrônica para processar os pagamentos

Os segredos de um escritório sem papel.#RRSSOs segredos de um escritório sem papel.

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VANTAGENS DE UM ESCRITÓRIO SEM PAPEL

Os principais benefícios da digitalização de documentos são:

 Cuidados com o meio ambiente 
Limita o consumo de papel e favorece a economia de recursos naturais. Também contribui para a redução dos resíduos e emissões de CO2 derivados de sua produção e transporte.

 Maior controle dos documentos
Procurar um arquivo digital leva menos tempo e permite autorizar ou restringir seu acesso à distância. Também melhora sua rastreabilidade, assim como se torna mais fácil fazer um acompanhamento de sua evolução.

 Maior segurança
O formato digital é muito mais seguro do que o papel. É mais simples e econômico fazer cópias de segurança, minimizando os riscos em caso de acidente.

 Aumenta o espaço
Ao digitalizar os documentos, eles podem ser armazenados em um servidor. O espaço livre deixado pelas estantes servirá para ampliar o escritório com novos postos de trabalho ou salas.

 Reduz as despesas
Permite economizar na compra de folhas, cadernos, canetas, trituradoras de papel, cartuchos de tinta, fotocopiadoras, impressoras, manutenção de equipamentos, reposições etc.


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