Termos de uso do canal de denúncias das sociedades do Grupo Iberdrola

Condições de uso e aviso de privacidade

O Sistema de informações internas ou canal de denúncias é o canal que a Iberdrola criou para que comunique (i) qualquer conduta por parte de algum profissional do Grupo Iberdrola que possa implicar alguma irregularidade ou atuação contrária à Lei ao Sistema de governance e sustentabilidade do Grupo Iberdrola ou às normas de atuação do Código de Ética dirigidas aos profissionais do Grupo, (ii) a prática por um Fornecedor, por um dos seus subcontratados ou pelos respectivos funcionários, de qualquer ato contrário à lei ou ao disposto no Código de Ética do Fornecedor no âmbito de sua relação comercial com as empresas do Grupo Iberdrola. 

Não é obrigatório fornecer a sua identificação para realizar uma denúncia mas, no caso de decidir fazê-lo, a Iberdrola garante confidencialidade absoluta tanto das informações proporcionadas como dos seus dados pessoais, assegurando o compromisso de inexistência de represálias.

A Iberdrola confirmará a recepção das comunicações recebidas aos denunciantes que se identificarem dentro do prazo máximo legalmente estabelecido de sete dias após o recebimento, a menos que possa colocar em risco a confidencialidade da comunicação.

A Iberdrola tratará as denúncias desde que não sejam infundadas ou inverosímeis e constituam condutas do âmbito objetivo deste canal conforme indicado acima (no prazo máximo de três meses) excepto em casos de especial complexidade que exijam uma prorrogação do prazo, neste caso, este prazo pode ser prorrogado até um máximo de três meses adicionais.

O tratamento das denúncias será realizado pela Unidade ou Diretoria de Compliance competente, que agirá com a devida diligência e celeridade, respeitando, em todos os casos, o direito à presunção de inocência, à honra e à defesa das pessoas afetadas.

Sempre que seja possível e considerado necessário, o responsável pelo tratamento da denúncia poderá entrar em contacto com o denunciante e solicitar-lhe informações adicionais.

Informamos, ainda, que pode enviar a sua comunicação aos canais externos de informação das autoridades ou organismos competentes.

Ao utilizar o canal de denúncias, é necessário cumpriras seguintes obrigações:

  • Fazer uso responsável deste canal, ou seja em nenhuma circunstância devem ser feitas denúncias infundadas ou de má fé.
  • Deve ser respeitoso e manter o decoro e os bons costumes na exposição que contenha informações sobre qualquer outra pessoa, pois a Iberdrola não é responsável por qualquer comentário depreciativo que possa fazer contra qualquer terceiro.
  • Deve garantir, se este for o caso, que os dados pessoais fornecidos são verdadeiros, exatos, completos e atualizados.

A Iberdrola, S.A e as sociedades que façam parte do Grupo Iberdrola, em conformidade com a legislação comercial (doravante, qualquer delas, “Iberdrola” e, em conjunto, “Grupo Iberdrola”) comprometem-se a proteger a sua privacidade e a cumprir a legislação de proteção de dados pessoais, em particular, quando aplicável, o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e a legislação de proteção de dados pessoais aplicável em cada país em que as empresas do Grupo Iberdrola estão domiciliadas. Os seus dados pessoais serão tratados de forma lícita, leal e transparente, de acordo com as finalidades determinadas, explícitas e legítimas, unicamente se forem adequados, pertinentes e limitados ao necessário em relação a tais fins. Os seus dados pessoais serão, ainda, conservados de forma a que se permita a sua identificação apenas pelo tempo necessário para cumprir os fins do tratamento.

A Iberdrola implementou as medidas técnicas e organizacionais necessárias para proteger os seus dados pessoais contra perdas acidentais ou alterações, acesso, uso ou divulgação não autorizados, tendo também estabelecido procedimentos para reagir perante qualquer incidente de segurança que possa afetar os seus dados pessoais. 

Com este aviso de privacidade informamos sobre a forma como os seus dados pessoais serão tratados no caso de sua consulta ou denúncia apresentada via Sistema de informações internas da Iberdrola. 

Caso seja necessário atualizar os termos deste aviso de privacidade, será notificado(a) oportunamente.

Quem é o Responsável pelo Tratamento dos seus dados pessoais?

O Responsável pelo Tratamento dos seus dados pessoais é a empresa do Grupo Iberdrola com a qual você tem uma relação laboral e/ou contratual, ou com aquela que a sua empresa empregadora (ou para a qual são prestados serviços) tem relações contratuais, ou a empresa com a qual a sua consulta ou denúncia esteja vinculada. 

Em todo caso, a Iberdrola, S.A. e/ou a empresa subholding responsável pelo tratamento tratará os seus dados pessoais com a finalidade de cumprir o Sistema de Governance e Sustentabilidade e realizar uma gestão centralizada em termos de Compliance das empresas do Grupo Iberdrola, com base na coordenação adequada e no melhor desempenho das funções dos responsáveis pelo Sistema Interno de Informações. 

A Iberdrola designou os seguintes Encarregados de Proteção de Dados relativamente às seguintes empresas, às quais se poderá dirigir para esclarecer qualquer questão relativa ao presente Aviso de privacidade:

Quais são os dados pessoais que tratamos e como os obtemos?

Somente serão tratados os dados pessoais que sejam estritamente necessários para as finalidades previstas na secção seguinte, os quais podem ser agrupados de acordo com as seguintes categorias:

  • Dados de caráter identificativo: nome, sobrenomes e e-mail;
  • Qualquer outro dado pessoal que, se for o caso, tenha sido incluído na consulta e/ou denúncia.

Os mencionados dados pessoais são obtidos com a respetiva inclusão, por si, no formulário do Sistema de informações internas.

Qual a finalidade do tratamento de seus dados?

A informação fornecida será tratada com a finalidade de gerir, investigar e responder à consulta e denúncia que nos remeteu através do Sistema de informações internas.

Qual a legitimidade para o tratamento dos seus dados?

O fundamento legal para o tratamento dos seus dados pessoais para as finalidades indicadas na secção anterior é:

  • Obrigação legal, no caso de consultas e denúncias sobre ações ou omissões de direitos da União Europeia;
  • Interesse público, no caso de consultas e denúncias que se refiram a acionistas, condutas ou omissões que possam ser contrárias à regulamentação geral ou sectorial que possa ser aplicável;
  • Interesse legítimo da Iberdrola, no caso de consultas e denúncias que façam referência ao regulamento interno e ao Código de Ética da Iberdrola, na detecção e prevenção pela Iberdrola de ações que possam ser contrárias ao seu Código de Ética, com o propósito de assegurar que as suas atividades e a das pessoas a ela vinculadas sejam realizadas de acordo, não apenas com a legislação vigente, mas também com o sistema de governance corporativa do Grupo Iberdrola e os princípios éticos e de responsabilidade social geralmente aceites.

Finalmente, informamos que, quando o tratamento é fundamentado no interesse legítimo de qualquer das empresas do Grupo Iberdrola, sujeitas à legislação de proteção de dados que o exija, estas terão realizado a correspondente análise de ponderação entre o interesse legítimo e os direitos do interessado, com o objetivo de garantir que tenham sido levadas em conta as garantias necessárias para a proteção adequada dos seus direitos. Se desejar conhecer as conclusões de qualquer das análises de ponderação do interesse legítimo, pode solicitá-lo ao Encarregado de Proteção de Dados através do endereço eletrônico mencionado na secção “Quem é o Responsável pelo Tratamento dos seus dados pessoais?”.

Durante quanto tempo conservaremos os seus dados?

Os dados pessoais que nos fornece quando submete uma consulta ou denúncia para o Sistema de informações internas serão mantidos pelo período necessário para resolvê-la. Depois de transcorrido o prazo mínimo de três meses, contados desde a recepção da comunicação sem que seja iniciada qualquer ação, os dados serão devidamente bloqueados, até à prescrição das possíveis ações legais.

Caso nos sejam fornecidos dados pessoais numa concreta denúncia, eles serão conservados pelo tempo necessário para se decidir sobre iniciar ou não uma investigação sobre os factos relatados, porém, caso se prove que a informação fornecida, ou parte dela, não é verdadeira, esta será suprimida assim que esta circunstância for conhecida, a menos que esta falta de veracidade possa constituir um ilícito penal, caso em que a informação será mantida pelo tempo necessário ao decurso do processo judicial. Sem prejuízo do exposto acima, os seus dados poderão ser conservados, quando necessário, para fornecer provas do funcionamento do sistema de prevenção de delitos da Iberdrola. Uma vez transcorridos os períodos acima mencionados, os seus dados serão mantidos, devidamente bloqueados, até à prescrição das possíveis ações legais, exceptuando-se as denúncias em que nenhuma ação foi tomada, que se manterão anonimizadas.

Sem prejuízo dos seus dados deverem ser eliminados do Sistema de informações internas ou de outros possíveis sistemas de denúncias internas, os seus dados poderão continuar a ser tratados pelo órgão competente quando tal seja necessário para a adoção de medidas disciplinares ou para a tramitação de processos judiciais.

A quem serão comunicados os seus dados?

Informamos que a sua identidade é confidencial e que não será comunicada quer às pessoas afetadas pelos factos relatados quer a terceiros, podendo apenas ser comunicada às autoridades judiciais, ao Ministério Público ou à autoridade administrativa competente no âmbito da investigação correspondente em matéria penal, disciplinar ou sancionatória, informando-o/a, previamente, sobre a revelação e os motivos desta necessidade, salvo nos casos em que exista perigo de comprometer a investigação.

Os seus dados poderão ser comunicados à Iberdrola, S.A. e/ou às empresas subholding responsável pelo tratamento com o objetivo de dar cumprimento ao Sistema de Governance e Sustentabilidade, realizar uma gestão centralizada em termos de Compliance nas empresas do Grupo, com base na adequada coordenação e no desempenho das funções dos Responsáveis pelo Sistema interno de informações.

Do mesmo modo, os seus dados serão acessíveis por prestadores de serviços internos ou prestadores de serviços com os quais a Iberdrola possa celebrar acordos e para cuja execução tal acesso seja necessário, tais como serviços de consultoria, serviços informáticos, gestão de expedientes e arquivos, etc. Com todos estes prestadores de serviços foram celebrados contratos que garantem que cumprirão as suas obrigações como Subcontratantes. Neste contexto, caso estejam localizados na União Europeia, mas realizem transferências internacionais de dados durante a prestação dos serviços pelos quais são responsáveis, a Iberdrola assegurará que eles têm as medidas adequadas para que os seus dados sejam protegidos no país e organização de destino nos mesmos termos ou em termos similares aos previstos na regulamentação europeia. A qualquer momento poderá entrar em contacto com a Iberdrola para conhecer as garantias específicas implementadas para a adequada e apropriada proteção dos seus dados pessoais.

Quais são os seus direitos?

Dispõe do direito de aceder aos seus dados pessoais objeto de tratamento, assim como solicitar a retificação dos dados inexatos ou, se for o caso, solicitar a respectiva eliminação quando os dados já não forem necessários para os fins que foram recolhidos, além de exercer o direito de oposição e limitação ao tratamento dos dados e de portabilidade dos dados em que tal seja aplicável.

Poderá apresentar o seu pedido de exercício de direitos através do seguinte canal:

Poderá ainda apresentar uma reclamação à Agencia Española de Protección de Datos (Agência Espanhola de Proteção de Dados)  (www.aepd.es) ou autoridade de controlo competente.