HOT DESKING

'Hot desking': assim serão alguns escritórios após a pandemia da COVID-19

#empresa #recursos humanos #sociedade

A pandemia da COVID-19 mudou quase tudo. Com o avanço da vacinação, o retorno à normalidade está se aproximando e as empresas estão aproveitando a oportunidade para repensar seu modelo de escritório. Entre as opções mais adotadas está a hot desking, que consiste em criar espaços de trabalho compartilhados, sob demanda, que sejam mais flexíveis, mais econômicos e mais voltados para fomentar a colaboração entre os funcionários.

A pandemia COVID-19 virou nossas vidas de cabeça para baixo em todos os aspectos, desde o pessoal até o profissional. Na verdade, é difícil ver nosso dia-a-dia de trabalho voltar à forma como os conhecíamos, basicamente porque, na esteira da transformação digital, estamos caminhando para cenários de negócios que nunca experimentamos antes e que quase certamente se imporão. Carlo Ratti, diretor do MIT Senseable City Lab, falou sobre o futuro dos escritórios em dezembro de 2020 no SHAPES.

Muitas empresas foram forçadas a acelerar seus processos de transformação devido à pandemia. O teletrabalho e o coworking, exemplos das novas formas de trabalho, passaram de ser a exceção a ser a norma, obrigando os profissionais a se adaptarem a esta nova realidade por saltos e limites. A seguir, explicamos em detalhes outro desses novos modelos: o hot desking.

O QUE É O HOT DESKING

O termo hot desking define uma renovação do espaço de trabalho cuja principal característica é que o funcionário não tem mais uma mesa fixa, ou seja, ele ou ela pode se mudar para uma mesa diferente a cada dia. Os objetivos são criar um ambiente mais flexível e colaborativo e incentivar uma comunicação mais fluida. Após a complicada situação de trabalho causada pela pandemia, esta prática está se tornando uma tendência em algumas empresas - é preciso ter em mente que cada empresa tem suas próprias idiossincrasias e nem todas podem adotar este modelo -.

A origem do termo hot desking pode ser encontrada em outro termo: hot racking. Esta última refere-se a uma prática da Marinha dos EUA em que os fuzileiros compartilham os beliches de acordo com a organização de seus turnos. De fato, a idéia de estantes quentes vem do fato de que quando os fuzileiros vão para a cama, a cama permanece quente quando o ocupante anterior acaba de deixá-la. Este método foi adotado por causa do espaço limitado nas naves.

Particularmente, o hot desking também procura a forma de otimizar os espaços. Isto é conseguido ao compartilhar as mesas em função da disponibilidade. Damos um exemplo. Chegamos ao escritório na segunda-feira às 8 da manhã e ocupamos uma hot desk livre cuja reserva fizemos anteriormente via algum aplicativo. No dia seguinte, é provável que este posto esteja ocupado e tenhamos que reservar outro para desenvolver as tarefas do dia.

CARACTERÍSTICAS DO HOT DESKING

As características desse modelo podem ser resumidas nos seguintes pontos:

  • Sem mesas fixas. As mesas pessoais desaparecem e, em função do dia, usaremos um local diferente do escritório. Por outro lado, instalam-se pequenos armários onde podemos deixar nossos objetos pessoais.
  • Otimização dos espaços: O fato de não ter um lugar fixo e de que esse modelo se combine com o trabalho remoto permite organizar melhor o escritório e habilitar mais espaços de reunião.
  • Comunicações mais fluidas. Uma das curiosidades desse método é que trabalhadores de diferentes áreas podem coincidir na mesma área, o que melhora as relações interpessoais.

O que fazer e o que não fazer para implantar um sistema hot desking?#RRSSO que fazer e o que não fazer para implantar um sistema hot desking?

 VER INFOGRÁFICO: O que fazer e o que não fazer para implantar um sistema hot desking? [PDF]

VANTAGENS E DESVANTAGENS DO MÉTODO HOT DESKING

O método hot desking traz consigo várias vantagens:

 Favorece a colaboração

Sua natureza rotativa ajuda a conhecer novas pessoas diariamente e a promover o networking, além de gerar uma atmosfera que fortalece o trabalho em equipe.

 Permite poupar despesas

Ao serem otimizados espaços, nunca está presente 100 % do quadro de pessoal e, ao serem instalados recursos que são compartilhados por todos os trabalhadores, os gastos de escritório são reduzidos.

 Cria diversidade ambiental

A possibilidade de escolher mesa permite usufruir de diferentes ambientes de trabalho em função do que estejamos buscando: inspiração, motivação, concentração, etc.

 Melhoria a organização individual

Ao não ter uma mesa fixa os trabalhadores devem retirar diariamente suas coisas da mesma, de tal maneira que estará limpa e vazia para a seguinte pessoa. Isso significa uma melhoria da produtividade.

Apesar de suas numerosas vantagens, como todo modelo, o hot desking também tem suas desvantagens. Por um lado, cria um ambiente de trabalho menos acolhedor (não possuir uma mesa própria nem os mesmos colegas sempre ao lado pode gerar sensação de isolamento) e, por outro, uma perda de motivação (não ter vínculo emocional com nosso lugar de trabalho pode afetar o ânimo e, incluso, diminuir a criatividade).

Para evitar esses inconvenientes, é fundamental que a empresa lidere uma adequada gestão da mudança e a Fundera, empresa norte-americana que ajuda as companhias a tomarem as melhores decisões de negócio, propõe as seguintes iniciativas:

  • Focar-se nos hábitos dos trabalhadores para racionalizar o horário e chegar a um acordo sobre um plano de implementação.
  • Ter em conta as preferências dos colaboradores e criar uma seção no escritório para aqueles que precisem de seu próprio espaço de trabalho.
  • Aproveitar a tecnologia para facilitar e agilizar a reserva de hot desks, geralmente por meio de um aplicativo digital.
  • Ser transparentes com os colaboradores para assim envolvê-los desde o primeiro minuto na nova cultura empresarial.
  • Compartilhar com os colaboradores uma lista de diretrizes e conselhos com as melhores práticas que facilite sua adaptação ao novo modelo.
  • Incentivar a comunicação para saber o feedback dos trabalhadores, por exemplo, através de enquetes anônimas.