TÉCNICAS PARA MELHORAR A PRODUTIVIDADE

Você sabe como melhorar a sua produtividade?

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O tempo é ouro e em pleno 2020 ainda mais. A Internet e as novas tecnologias trouxeram consigo o imediatismo, provocando que, algumas vezes, administrar o dia a dia e estabelecer prioridades se tornem tarefas árduas. A seguir, revisaremos algumas técnicas para melhorar a produtividade. Tome nota!

Esqueça disso: você não precisa de mais horas do que o necessário para trabalhar ou estudar para ser melhor funcionário. Ao contrário, especialistas em produtividade como o economista britânico John Pencavel, professor da Universidade de Stanford (EUA) e autor de livros de referência como Diminishing Returns at Work: The Consequences of Long Working Hours, demonstram que esta velha crença prejudica a produtividade pessoal e profissional, ou seja, nos faz render menos.

O QUE É A PRODUTIVIDADE?

A maioria de especialistas coincide com Pencavel, incluída a Organização para a Cooperação e o Desenvolvimento Econômicos (OCDE), que reúne as 36 economias mais poderosas do mundo. Em 2019, esta instituição já defendia que a chave da produtividade no trabalho - que costuma ser medida em relação ao Produto Interior Bruto (PIB) por hora trabalhada - não é trabalhar mais duro, mas sim com mais eficiência.

Desta forma, entenderíamos porque, segundo dados de 2018 publicados pela OCDE, países como Grécia, Itália ou a Bélgica obtiveram, em 2018, um PIB por hora de trabalho muito inferior ao da Irlanda, Polônia, e Letônia. Ainda assim, mesmo que a produtividade seja um conceito básico da economia, também serve para medir o rendimento de outras atividades cotidianas onde temos poucos recursos e queremos otimizar os resultados.

CONSELHOS BÁSICOS PARA AUMENTAR A PRODUTIVIDADE

Em casa, na biblioteca ou no escritório, também não precisamos de quatro mãos nem de dias com mais de 24 horas para sermos mais produtivos. Basta seguir estas rotinas no começo de cada dia para melhorar a produtividade pessoal:

 Priorize
Antes de qualquer coisa, decida quais são os seus afazeres principais e os secundários. Lembre-se que o importante vem sempre antes do que o urgente.

 Faça uma lista
Será mais fácil para você lembrar e fazer um seguimento de cada trabalho. Se surgirem mais coisas durante o dia, anote-as em outra lista e trate delas quando tiver tempo, evitando interromper o que estiver fazendo.

 Poupe tempo
Dos afazeres importantes, comece sempre pelos mais rápidos. Se, por exemplo, alguma coisa demora menos de dois minutos, faça-o e adquira ritmo com isto.

 Cada afazer tem seu momento
Aproveite suas horas mais produtivas para fazer as coisas mais importantes e deixe o mais irrelevante para o final.

TÉCNICAS PARA MELHORAR A PRODUTIVIDADE NO TRABALHO

A produtividade não é algo inato, ou seja, pode ser treinada e melhorada. Nesse sentido, existem algumas técnicas que o/a ajudarão:

Getting Things Done (GTD)

O método de David Allen, consultor especialista em produtividade, está baseado em facilitar o armazenamento, o seguimento e a revisão de toda a informação relacionada com algum trabalho.

Técnica Pomodoro

Este sistema, criado pelo italiano Francesco Cirillo, inclui paradas de 5-10 minutos a cada 25-50 de atividade e um descanso mais longo a cada 100 minutos.

Focus Time

Está técnica, uma variante do Flowtime e relacionada com o mindfulness, consiste em pôr toda a atenção num trabalho sem se distrair.

Matriz de prioridades

Estabelece quatro tipos de afazeres, conforme a importância e a urgência, para identificar quais são prioritários, quais são secundários, quais podem ser delegados e quais são descartáveis.

Método Ivy Lee

Os seis afazeres principais de cada dia são planejados na noite anterior por ordem de importância para ganhar minutos quando você se levantar.

Método Seinfeld

Para seguir esta técnica, devemos colocar um calendário de papel em um lugar muito visível junto com uma caneta marcadora para riscar os dias nos quais você conseguiu terminar seus afazeres.

Técnica Jay Shirley

Cria-se uma lista de afazeres que correspondem àquilo que você tem que fazer hoje (preciso), o que é importante a longo prazo (deveria) e o que eu curto fazendo (quero).

Técnica Marc Andreessen

Esta técnica também utiliza o conceito de lista (anti-ToDo), mas é ao contrário... Neste caso, a lista é feita no final do dia com todas aquelas coisas que você conseguiu fazer.

Método Sam Carpenter

Esta técnica lhe permite descobrir seu horário ideal biológico, isto é, quais são suas horas de maior rendimento para que assim tire o máximo proveito do tempo.

Os países da OCDE mais produtivos do mundo.#RRSSOs países da OCDE mais produtivos do mundo.

FERRAMENTAS DE GESTÃO DO TEMPO

A tecnologia pode ser sua melhor aliada para melhorar sua produtividade pessoal. Existem vários aplicativos que lhe permitirão gerenciar melhor seu tempo. A seguir, revisamos algumas delas:

  • Harvest: permite saber quanto tempo você dedica para cada cliente, projeto ou tarefa pessoal, assim como deduzir os períodos de inatividade.
  • Toggl: registra o tempo como se fosse um cronômetro que você liga e para quando começa ou termina alguma coisa. Permite criar relatórios com estes dados.
  • Tick: contabiliza o tempo de trabalho e estima quanto falta para você terminar seus trabalhos e projetos. Além disso, dá a opção de definir orçamentos de tempo para cada trabalho.
  • Todoist: este gestor permite organizar os afazeres em projetos e subprojetos, além de colocar data e hora nos mesmos, estabelecer níveis de prioridade e ativar alertas.

COMO MELHORAR A PRODUTIVIDADE DE UMA EMPRESA E SEUS TRABALHADORES

As companhias também podem aplicar técnicas para aumentar a produtividade pessoal de seus colaboradores, de tal maneira que esta repercuta positivamente na da empresa. A seguir, mencionamos algumas boas práticas:

 Determinar objetivos claros, razoáveis e mensuráveis, tanto a nível coletivo quanto individual, que sirvam de guia.

 Promover a comunicação interna para evitar a duplicação de trabalhos ou detectar problemas que prejudiquem a produtividade.

 Usar ferramentas tecnológicas, como as mencionadas anteriormente, que ajudem os trabalhadores a aumentarem sua produtividade.

 Motivar as equipes com um bom ambiente de trabalho e oferecer-lhes a possibilidade de terem treinamento, crescerem profissionalmente e terem um horário flexível.

Além disso, Stephen R. Covey, especialista em liderança, destaca no seu livro Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes os pontos chave para uma boa organização, como poder ser a produtividade, começar com um final em mente ou saber priorizar.