HOT DESKING

'Hot desking', así serán algunas oficinas tras la pandemia de COVID-19

#sociedad #empresa #recursos humanos

La pandemia de COVID-19 lo ha cambiado casi todo. Con el avance de la vacunación, la vuelta a la normalidad está cada vez más cerca y las empresas aprovechan para replantearse su modelo de oficina. Entre las opciones más adoptadas está el hot desking, que consiste en crear espacios de trabajo compartidos y bajo demanda, más flexibles, más económicos y más orientados a fomentar la colaboración entre los empleados.

La pandemia de COVID-19 ha dado un vuelco a nuestras vidas en todos los aspectos, desde lo personal a lo profesional. De hecho, es difícil que nuestro día a día laboral vuelva a ser tal y como lo conocíamos, básicamente porque a rebufo de la transformación digital nos dirigimos hacia escenarios empresariales que no habíamos experimentado y que, con casi total seguridad, acabarán asentándose. Sobre el futuro de las oficinas habló Carlo Ratti, director del MIT Senseable City Lab, en diciembre de 2020 en SHAPES.

Multitud de empresas se han visto abocadas a acelerar sus procesos de transformación a causa de la pandemia. El teletrabajo o el coworking, ejemplos de las nuevas fórmulas de desempeño laboral, han pasado de ser excepción a ser norma, obligando a los profesionales a adaptarse a esta nueva realidad a marchas forzadas. A continuación, explicamos detenidamente otro de estos nuevos modelos: el hot desking.

QUÉ ES EL HOT DESKING

El término hot desking define una renovación del espacio de trabajo cuya principal característica es que el empleado deja de tener un escritorio fijo, es decir, cada día puede ubicarse en uno diferente. Los objetivos son la creación de un ambiente más flexible y colaborativo, y el fomento de una comunicación más fluida. Tras la complicada situación laboral provocada por la pandemia, esta práctica se está convirtiendo en tendencia en algunas empresas —hay que tener en cuenta que cada compañía tiene su idiosincrasia y no todas pueden adoptar este modelo—.

El origen del concepto hot desking lo encontramos en otro: hot racking. Este último hace referencia a una práctica propia de la marina estadounidense por la cual los marines comparten literas en función de la organización de los turnos. De hecho, la idea de hot surge porque cuando los marines se acuestan, la cama permanece caliente al acabar de abandonarla su anterior ocupante. Este método se adopta por el poco espacio existente en los barcos.

A su manera, el hot desking también busca la forma de optimizar los espacios y lo hace compartiendo los escritorios en función de la disponibilidad. Pongámonos en situación. Llegamos a la oficina el lunes a las 8 AM y ocupamos un hot desk libre cuya reserva hemos realizado previamente a través de una aplicación. Al día siguiente, es probable que ese puesto esté ocupado y tengamos que reservar otro para desarrollar las labores del día.

CARACTERÍSTICAS DEL HOT DESKING

Las características de este modelo pueden resumirse en los siguientes puntos:

  • Sin mesa fija. Los escritorios personales desaparecen y, en función del día, ocuparemos un sitio de la oficina u otro. A cambio, se instalan taquillas donde dejar nuestros objetos personales.
  • Optimización de los espacios: El hecho de no tener un lugar fijo y de que este modelo se combine con el teletrabajo permite organizar mejor la oficina y habilitar más espacios de reunión.
  • Comunicación más fluida. Una de las curiosidades de este método es que trabajadores de diferentes áreas pueden coincidir en la misma zona, lo que mejora las relaciones interpersonales.

¿Qué hacer y qué no hacer para implantar un sistema hot desking?#RRSS¿Qué hacer y qué no hacer para implantar un sistema hot desking?

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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL HOT DESKING

El hot desking trae consigo numerosas ventajas:

 Favorece la colaboración

Su carácter rotativo ayuda a conocer personas nuevas en el día a día y a impulsar el networking, además de generar un ambiente que fortalece el trabajo en equipo.

 Permite ahorrar costes

Al optimizarse el espacio, nunca acude el 100 % de la plantilla, e instalarse recursos compartidos por todos los trabajadores, los gastos de oficina se abaratan.

 Genera diversidad ambiental

La posibilidad de elegir escritorio permite disfrutar de distintos ambientes de trabajo en función de lo que estemos buscando: inspiración, motivación, concentración, etc.

 Mejora la organización individual

Al carecer de escritorio fijo los trabajadores deben recoger diariamente sus cosas, de manera que el siguiente en utilizarlo lo encuentre vacío y limpio. Esto supone una mejora de la productividad.

A pesar de sus numerosas ventajas, como todo modelo, el hot desking también tiene sus desventajas. Por un lado, se genera un ambiente laboral menos acogedor —no contar ni con un escritorio propio ni con los mismos compañeros siempre al lado puede generar desarraigo— y, por otro, una pérdida de motivación —carecer de vínculo emocional con nuestro lugar de trabajo puede afectar al ánimo e, incluso, mermar la creatividad—.

Para evitar estos inconvenientes, es fundamental que la empresa lidere una adecuada gestión del cambio y Fundera, compañía estadounidense que ayuda a empresas a tomar las mejores decisiones de negocio, propone las siguientes iniciativas:

  • Centrarse en los hábitos de los empleados para racionalizar el horario y acordar un plan de implementación.
  • Tener en cuenta las preferencias de los empleados y crear una sección en la oficina para aquellos que necesiten su propio espacio de trabajo.
  • Aprovechar la tecnología para facilitar y agilizar la reserva de hot desks, generalmente a través de una aplicación móvil.
  • Ser transparentes con los empleados para así implicarlos desde el minuto uno en la nueva cultura empresarial.
  • Compartir con los empleados una lista de directrices y consejos con las mejores prácticas que facilite su adaptación al nuevo modelo.
  • Fomentar la comunicación para conocer el feedback de los empleados, por ejemplo, a través de encuestas anónimas.