TÉCNICAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD

¿Sabes cómo mejorar tu productividad?

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El tiempo es oro y en pleno 2020 aún más. Internet y las nuevas tecnologías han traído la inmediatez, provocando que, en ocasiones, la gestión del día a día y el establecimiento de prioridades se conviertan en una ardua tarea. A continuación repasaremos algunas técnicas para mejorar la productividad. ¡Toma nota!

Olvídalo, no necesitas dedicar más horas de la cuenta a trabajar o a estudiar para ser mejor empleado. Al contrario, expertos en productividad como el economista británico John Pencavel, profesor de la Universidad de Stanford (EE.UU.) y autor de libros de referencia como Diminishing Returns at Work: The Consequences of Long Working Hours, demuestran que esta vieja creencia perjudica la productividad personal y laboral, es decir, nos hace rendir menos.

¿QUÉ ES LA PRODUCTIVIDAD?

La mayoría de expertos coinciden con Pencavel, incluida la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), que agrupa a las 36 economías más poderosas del mundo. Esta institución aseguraba en 2019 que la clave de la productividad laboral —que suele medirse en relación al Producto Interior Bruto (PIB) por hora trabajada— no es trabajar más duro, sino con más eficiencia.

Así se entendería por qué, según datos de 2018 publicados por la OCDE, países como Grecia, Italia o Bélgica obtuvieron un PIB por hora de trabajo muy inferior al de Irlanda, Polonia o Letonia. Aun así, aunque la productividad es un concepto básico de la economía, sirve también para medir el rendimiento de otras actividades cotidianas en las que tenemos pocos recursos y queremos optimizar los resultados.

CONSEJOS BÁSICOS PARA AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD

En casa, en la biblioteca o en la oficina tampoco necesitamos cuatro manos ni días con más de 24 horas para ser más productivos. Basta con seguir estas rutinas al comienzo de cada día para mejorar la productividad personal:

 Prioriza
Antes de nada decide cuáles son las tareas principales y las secundarias. Recuerda que lo importante va siempre antes que lo urgente.

 Haz una lista
Te resultará más fácil acordarte y realizar un seguimiento de cada tarea. Si surgen más cosas durante el día, anótalas en otra lista y abórdalas cuando toque evitando interrumpir lo que estés haciendo.

 Ahorra tiempo
De las tareas importantes empieza siempre por las más rápidas. Si, por ejemplo, algo te lleva menos de dos minutos, hazlo y coge ritmo.

 Cada tarea tiene su momento
Aprovecha tus horas más productivas para realizar las cosas más importantes y deja lo más irrelevante para el final.

TÉCNICAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD LABORAL

La productividad no es algo innato, es decir, se puede entrenar y mejorar. En ese sentido, existen algunas técnicas que te ayudarán a conseguirlo:

Getting Things Done (GTD)

El método de David Allen, consultor experto en productividad, se basa en facilitar el almacenamiento, el seguimiento y la revisión de toda la información relacionada con una tarea.

Técnica Pomodoro

Este sistema, ideado por el italiano Francesco Cirillo, incluye pausas de 5-10 minutos cada 25-50 de actividad y un descanso más largo cada 100 minutos.

Focus Time

Está técnica, variante del Flowtime y relacionada con el mindfulness, consiste en poner toda la atención en una tarea sin atender a distracciones.

Matriz de prioridades

Establece cuatro tipos de tareas, según la importancia y la urgencia, para identificar cuáles son prioritarias, cuáles secundarias, cuáles se pueden delegar y cuáles son desechables.

Método Ivy Lee

Las seis tareas principales de cada día se planifican la noche antes por orden de importancia para ganarle minutos al reloj cuando te levantes.

Método Seinfeld

Para seguir esta técnica hay que situar un calendario de papel en un lugar muy visible junto a un rotulador para tachar los días en que logres completar tus tareas.

Técnica Jay Shirley

Se crea un listado de tareas que responden a lo que debes hacer para hoy (necesito), lo que es importante a largo plazo (debería) y lo que disfrutas haciendo (quiero).

Técnica Marc Andreessen

Esta técnica también utiliza el concepto de lista (anti-ToDo), pero le da la vuelta. En este caso, la lista se elabora al final del día con todas aquellas cosas que has conseguido hacer.

Método Sam Carpenter

Esta técnica te permite descubrir tu horario ideal biológico, es decir, cuáles son tus horas de mayor rendimiento para que así saques el máximo partido a tu tiempo.

Los países de la OCDE más productivos del mundo.#RRSSLos países de la OCDE más productivos del mundo.

HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DEL TIEMPO

La tecnología puede ser tu mejor aliada a la hora de mejorar tu productividad personal. Existen numerosas aplicaciones que te permitirán administrar mejor tu tiempo. A continuación, repasamos algunas de ellas:

  • Harvest: te permite saber cuánto tiempo dedicas a cada cliente, proyecto o tarea personal, así como deducir los periodos de inactividad.
  • Toggl: registra el tiempo como si fuera un cronómetro que activas y detienes cuando empiezas o terminas algo. Te permite generar informes con estos datos.
  • Tick: contabiliza el tiempo de trabajo y estima cuánto te falta para finalizar tus tareas y proyectos. Además da la opción de definir presupuestos de tiempo para cada tarea.
  • Todoist: este gestor permite organizar las tareas en proyectos y subproyectos, además de ponerles fecha y hora, establecer niveles de prioridad y activar alertas.

CÓMO MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD DE UNA EMPRESA Y SUS TRABAJADORES

Las compañías también pueden aplicar técnicas para aumentar la productividad personal de sus empleados, de manera que esta repercuta positivamente en la de la empresa. A continuación, mencionamos algunas buenas prácticas:

 Establecer objetivos claros, razonables y medibles, tanto a nivel colectivo como individual, que sirvan de guía.

 Fomentar la comunicación interna para evitar la duplicación de tareas o detectar problemas que perjudiquen la productividad.

 Recurrir a herramientas tecnológicas, como las mencionadas anteriormente, que ayuden a los trabajadores a incrementar su productividad.

 Motivar a los equipos con un buen ambiente de trabajo y ofreciéndoles la posibilidad de formarse, de crecer profesionalmente y de un horario flexible.

Además, Stephen R. Covey, experto en liderazgo, en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, destaca algunos puntos clave para una buena organización, como es la productividad, comenzar con un fin en mente o saber priorizar, entre otros.