Projeto Darwin: A evolução dos serviços jurídicos da Iberdrola

ESPAÇO DARWIN: O PRÓXIMO PASSO DEPOIS DO SUCESSO DO PROJETO DE SERVIÇOS JURÍDICOS DA IBERDROLA

P+D+I Projetos Iberdrola Talento digital

Resultados do Projeto Darwin em 2020

As equipes jurídicas internas da Iberdrola puderam avançar na digitalização de seus processos e obter eficiências operacionais e econômicas durante o primeiro ano de operação do Projeto Darwin. Esta iniciativa, lançada em 2019, permitiu-lhes pesquisar novas soluções tecnológicas, reavaliar seus processos e, em suma, evoluir para fornecer um suporte mais eficiente e de maior qualidade a todas as empresas do grupo.

Apesar do impacto da pandemia de COVID-19,, o Projeto Darwin alcançou "um excelente resultado" em 2020, nas palavras do diretor de Serviços Jurídicos do grupo Iberdrola, Santiago Martínez. Isso foi possível graças ao envolvimento de todas as equipes de Serviços Jurídicos nos diferentes países onde a empresa opera, que trabalharam "com tenacidade e entusiasmo" para atingir os objetivos estabelecidos.

 Eficiência

Com a criação de um departamento de Operações Jurídicas e a incorporação de profissionais não-jurídicos, foram alcançadas eficiências econômicas e operacionais. Além disso, foi digitalizada a gestão orçamentária, conseguindo assim um monitoramento em tempo real não apenas dos orçamentos - reduzidos em 9% apesar da expansão internacional e do aumento significativo da atividade do grupo - mas também da faturação de empresas externas.  

A quadro de funcionários dos serviços jurídicos está estruturado de uma melhor maneira. Enquanto o EBITDA do grupo Iberdrola cresceu 2% em três anos, a quadro de funcionários dos serviços jurídicos foi reduzido no mesmo período. Conseguimos fazer mais com menos. Além disso, a porcentagem de mulheres representa 57% da força de trabalho. 
 

 Transformação digital

Na Iberdrola, estamos empenhados em digitalizar o procedimento de concessão de poderes, razão pela qual desenvolvemos nossa própria ferramenta interna de desenvolvimento digital chamada Compatt. Esta ferramenta reduz o número de procedimentos baseados em papel. Além disso, ao longo de 2021 e como parte de nosso compromisso contínuo com a inovação e a transformação digital, a ScottishPower realizou uma série de projetos que vão desde: a implantação do iManage na equipe fiscal do Reino Unido; investimento em ferramentas digitalizadas de conformidade fiscal AlphaTax e AlphaVAT; e aproveitamento do potencial de nossos dados através de ferramentas de visualização e análise.

Estes projetos de transformação têm desbloqueado eficiências operacionais; fomentado maior colaboração de equipe usando novas tecnologias inovadoras; e aproveitado o uso de nossos dados de uma forma nova e mais inteligente.

Também lançamos o "Iberdrola Legal Hub", uma plataforma digital que otimiza a elaboração, negociação e assinatura de contratos e outros documentos legais, assim como o monitoramento durante seu ciclo de vida. Nos contratos já em vigor, alcança uma redução de 70% no tempo de redação e negociação. Trata-se de uma ferramenta que melhora o atendimento ao cliente, garantindo total segurança jurídica de forma rápida e eficaz, ao mesmo tempo em que lhes fornece métricas que atendem às suas necessidades. 

Por outro lado, a equipe de tecnologia tributária, juntamente com a de tributação corporativa, desenvolveu um modelo de relatório em Power BI que permite a análise dinâmica de dados, a visualização de dados essenciais, e tudo isso em mobilidade. Esta funcionalidade melhorou dois aspectos: a disponibilidade de informações essenciais para a tomada de decisão imediata e a melhoria dos processos de relatórios associados. Darwin se tornou nosso centro de inovação para a transformação da função tributária. Nosso departamento de tecnologia fiscal nos permite gerar internamente aquelas ferramentas que são necessárias para facilitar o cumprimento fiscal.

 Litígios

No dia 1º de abril de 2021, começou a funcionar a Diretoria de Litígios para reforçar a estratégia processual da companhia. Esse órgão foi impulsionado através de umconvênio global com escritórios de advocacia externos trazendo consigo uma redução de custos de 25% e uma diminuição do orçamento de 29,4% nessa área graças à implementação de taxas padronizadas. Também está sendo analisada a possibilidade de aplicar ferramentas de jurimetria para buscar soluções alternativas para os litígios.
Foi estabelecido um único serviço de procurador na Espanha que permitiu uma economia de taxas de 5%, mas especialmente eficiências operacionais com uma redução de 90% no volume de faturas e a terceirização da alimentação do banco de dados de litígios.

 Globalização e colaboração

Graças à ferramenta de gestão de projetos jurídicos HighQ , os Serviços Jurídicos do grupo trabalham na digitalização e automatização da gestão societária, de procurações e contratos. Centralizamos a Gestão Corporativa Internacional em um único fornecedor, passando de 24 escritórios externos para 1 Escritório Global com um único interlocutor para todos os países. A centralização nos fornece maior agilidade e controle, segurança jurídica e economia de custos de até 32%.

Também criamos um pool de secretariado, administrativo e paralegal que permite uma maior especialização e eficiências operacionais significativas.

 Atualização e melhores práticas

Após a criação da área de Gestão do Conhecimento, foi lançada a plataforma digital LEXchange, um veículo de comunicação entre as diferentes equipes que permite que elas se mantenham permanentemente informadas. Ela promove o intercâmbio de experiências e melhores práticas, consulta de bancos de dados jurídicos e um fácil acesso às nossas regras e procedimentos. 

Outras ações realizadas incluíram o lançamento da La Hora Iberdrola, na qual Santiago Martínez fala sobre temas atuais da empresa, assim como a criação doIberdrola Legal Day a realização de webinars, duas iniciativas destinadas a melhorar a comunicação interna e externa.

Em matéria tributária, antecipamos a publicação da Norma UNE 19602 sobre gestão da conformidade fiscal, projetando e implementando nosso próprio sistema. Como resultado, a Iberdrola se tornou a primeira empresa espanhola a ser certificada pela AENOR, que é renovada anualmente.
Além disso, o programa de avaliação pessoal Talento Darwin permitirá um melhor desenvolvimento de carreira para os membros dos Serviços Jurídicos: inclui uma avaliação de 180° de habilidades e uma avaliação comportamental de 360°. 
 

Espaço Darwin
 

Por essa razão, em maio de 2019, os Serviços Jurídicos da Iberdrola lançaram o Projeto Darwin (digital transformation, smart, worldwide, innovative, efficient), com a finalidade de manter seu departamento alinhado com os objetivos do grupo — crescimento dos resultados, excelência operacional, o cliente no centro da estratégia e otimização do capital — e convertê-lo numa referência em inovação, eficiência e digitalização.

O grupo Iberdrola posicionou-se como um líder energético mundial em termos de energias limpas, desenvolvimento sustentável e inovação, com uma diversificação geográfica cada vez maior e com todos seus negócios em contínuo crescimento. . Os Serviços Jurídicos, que têm se adaptado efetivamente à evolução da empresa, devem agora enfrentar os desafios colocados pela digitalização e a crescente competitividade do mercado para manter o alto nível de excelência alcançado, avançando na confiança e integração com os negócios do grupo, pensando de forma global e agindo localmente, e aproveitando as sinergias e melhores práticas da empresa.

Por esta razão, em maio de 2019 os Serviços Jurídicos da Iberdrola lançaram o Projeto Darwin (digital transformation, smart, worldwide, innovative, efficient), com a finalidade de manter seu departamento alinhado com os objetivos do grupo - crescimento dos resultados, excelência operacional, o cliente no centro da estratégia e otimização de capital - e convertê-lo numa referência em inovação, eficiência e digitalização.