PROYECTO DARWIN: EVOLUCIÓN DE LOS SERVICIOS JURÍDICOS DE IBERDROLA

Reducimos un 15 % el presupuesto de nuestros Servicios Jurídicos gracias al Proyecto Darwin

#I+D+i #empresa

Los equipos legales internos de Iberdrola han logrado avanzar en la digitalización de sus procesos y obtener eficiencias operativas y económicas durante el primer año de funcionamiento del Proyecto Darwin. Esta iniciativa, puesta en marcha en 2019, les ha permitido investigar nuevas soluciones tecnológicas, reevaluar sus procesos y, en definitiva, evolucionar para brindar un soporte más eficiente y de mayor calidad a todos los negocios el grupo.

RESULTADOS DEL PROYECTO DARWIN EN 2020

A pesar del impacto de la pandemia de COVID-19, el Proyecto Darwin ha obtenido "un resultado excelente" en el año 2020, en palabras del director de los Servicios Jurídicos del grupo Iberdrola, Santiago Martínez. Esto ha sido posible gracias a la involucración de todos los equipos de los Servicios Jurídicos de los diferentes países donde opera la compañía, que han trabajado “con tesón e ilusión” para alcanzar los objetivos marcados.

 Eficiencias

Durante este primer año de funcionamiento, se ha creado el departamento de Operaciones Legales y se han aplicado nuevas técnicas de gestión presupuestaria que han permitido ahorrar un 14,9 % en el presupuesto de los Servicios Jurídicos. Para 2021, se ha confeccionado un prepuesto que contempla ahorros adicionales del 6 %.

El 83,2 % de las adjudicaciones se han llevado a cabo a través de procedimientos competitivos de contratación, lo que ha propiciado eficiencias del 25,93 % en la tarifa media. Además, se han suscrito 13 acuerdos marco con los despachos jurídicos que más facturan a Iberdrola, ahorrando así más del 15 %.

 Digitalización

La fiscalidad es uno de los ámbitos más beneficiados por la digitalización de los procesos, pues la tecnología ayuda a mejorar el control de los riesgos fiscales. Actualmente, en Iberdrola se trabaja en sistemas tecnológicos para el tratamiento de la información, sistemas de reporting, búsqueda de eficiencias y nuevas herramientas.

Entre estas herramientas, destaca Legal Tracker, un sistema de gestión que ya utilizaban los Servicios Jurídicos de AVANGRID* —filial del grupo en Estados Unidos— y que en 2020 se ha implantado en España como primer paso para su extensión al resto de países. Además de permitir la facturación electrónica y el procesamiento de facturas, esta aplicación proporciona métricas en tiempo real y ofrece una supervisión completa de los gastos jurídicos. Se consigue, así, reducir los plazos de pago y generar eficiencias operativas y económicas.

 Litigios

El 1 de abril de 2021 se puso en marcha la dirección de Litigios para reforzar la estrategia procesal de la compañía. Este órgano ha impulsado un convenido global con despachos externos que ha conllevado una reducción de costes del 25 % y una reducción del presupuesto del 29,4 % en esta área. Asimismo, se estudia la posibilidad de aplicar herramientas de jurimetría para buscar resoluciones alternativas a los litigios.

 Globalización y colaboración

Gracias a la herramienta HighQ de gestión de proyectos legales, los Servicios Jurídicos del grupo trabajan en la digitalización y automatización de la gestión societaria, de poderes y de contratos. Además, están implementando un programa piloto de centralización de dicha gestión.

También se ha creado un pool de secretariado con el que se pretende mejorar las eficiencias dentro de los Servicios Jurídicos, realizando una mejor distribución de las funciones compartidas.

 Actualización y mejores prácticas

En 2020 se ha creado el área de Gestión del Conocimiento, con la finalidad de impulsar mejoras continuas en el equipo jurídico y divulgar su conocimiento a nivel global. En este sentido, se ha puesto en marcha la plataforma digital Legal Exchange, que sirve como vehículo de comunicación entre los diferentes equipos y permite que estos se mantengan permanentemente informados.

Otras acciones desarrolladas han sido el lanzamiento de La Hora Iberdrola, en la que Santiago Martínez habla sobre temas de actualidad de la compañía, así como la creación del Iberdrola Legal Day y la realización de webinars.

Para continuar mejorando, a lo largo de 2020 se han realizado ensayos con metodologías ágiles de cara a implementarlas en 2021. Estas técnicas ya han hecho posible una colaboración más flexible dentro del equipo legal global y, en el futuro, permitirán que los Servicios Jurídicos sean aún más dinámicos a la hora de trabajar con los negocios del grupo.

¿QUÉ ES EL PROYECTO DARWIN?

El grupo Iberdrola se ha posicionado como un líder energético mundial en materia de energías limpias, desarrollo sostenible e innovación, con una diversificación geográfica cada vez mayor y todos sus negocios en continuo crecimiento. Los Servicios Jurídicos, que se han ido adaptando de manera eficaz a la evolución de la compañía, tienen que hacer frente ahora a los retos que plantea la digitalización y la creciente competitividad del mercado para mantener el alto nivel de excelencia alcanzado.

Por eso, en mayo de 2019 los Servicios Jurídicos de Iberdrola lanzaron el Proyecto Darwin (digital transformation, smart, worldwide, innovative, efficient), con la finalidad de mantener su departamento alineado con los objetivos del grupo —crecimiento de los resultados, excelencia operativa, el cliente como centro de la estrategia y optimización del capital— y convertirlo en un referente en innovación, eficiencia y digitalización.

¿CUALÉS SON LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO DARWIN?

Con el Proyecto Darwin, los Servicios Jurídicos de Iberdrola persiguen los siguientes objetivos:

  • Optimización de los recursos
  • Transformación digital de los Servicios Jurídicos
  • Aportación de valor a la compañía
  • Búsqueda de nuevas eficiencias operativas y económicas

Los Servicios Jurídicos se han marcado como reto cumplir estos objetivos manteniendo la excelencia, avanzando en la confianza e integración con los negocios del grupo, pensando globalmente y actuando localmente, y aprovechando las sinergias y mejores prácticas de la compañía.

MARCO DE ACTUACIÓN DEL PROYECTO DARWIN

Para obtener una foto actual de los Servicios Jurídicos y poder trazar un plan de acción, Iberdrola ha analizado cinco elementos básicos de la gestión de estos servicios en cada negocio y área corporativa de los países en los que está presente:

 Presupuesto

El presupuesto se ha analizado con detalle en cada área de actuación para conseguir aún más eficiencias que permitan ahorros en las diferentes partidas, mediante el aprovechamiento de sinergias y la optimización de los recursos.

 Asesores externos

Se ha revisado el número de asesores externos y los asuntos encomendados para reevaluar los procesos competitivos de selección.

 Plantilla

Se ha valorado cómo debe organizarse la plantilla de abogados y de personal administrativo para optimizar los recursos y garantizar la eficiencia. Para ello, se buscará una asignación estratégica de los trabajos y la introducción de otros perfiles profesionales en las áreas no jurídicas.

 Procesos

Se han analizado los procesos existentes para redefinirlos, utilizando la digitalización para reducir los costes y tiempos de ejecución.

 Herramientas

Tras el estudio de las herramientas de gestión actuales, se ha evaluado la posibilidad de implantar otras nuevas que permitan optimizar la operativa de los Servicios Jurídicos.

EL PLAN DE ACCIÓN, AL DETALLE

Eficiencias

  • Gestión presupuestaria a nivel global e implantación de herramientas avanzadas de gestión y predicción.
  • Gestión global de la contratación de asesores externos.
  • Asignación estratégica del trabajo para garantizar la eficiencia operativa y reducir los costes, recurriendo a la robotización y/o externalización de las tareas recurrentes.

Digitalización

  • Aprovechar la Inteligencia Artificial para facilitar la gestión de contratos y documentación, así como para solucionar consultas y predecir la resolución de litigios.
  • Automatización del proceso de facturación y de elaboración de informes.
  • Uso de herramientas de gestión societaria basadas en la robótica.
  • Blockchain para gestionar poderes y certificados electrónicos.

Litigios

  • Refuerzo de la estrategia procesal, creando un área especializada en litigios, gestionando los estratégicos de forma directa y coordinando los litigios del grupo.
  • Optimización de la gestión de los litigios en masa.

Globalización y colaboración

  • Automatización de tareas recurrentes, centralización y digitalización de la gestión de sociedades.
  • Unificación progresiva de las tareas administrativas y robotización de tareas.
  • Creación de un pool de tareas administrativas para ganar eficiencia e incrementar la productividad.
  • Aumento de la colaboración y comunicación (open space).

Actualización y mejores prácticas

  • Meeting point para actualizar los conocimientos del equipo jurídico, crear sinergias y seguir mejorando la comunicación y el trabajo en equipo.
  • Implantación de metodologías ágiles para incrementar la productividad y el trabajo colaborativo.

 

* AVANGRID, Inc. está participada en un 81,50 % por Iberdrola, S. A.